Comment répondre aux appels d’offres – les 5 étapes

Vous êtes artisan, dirigeant de TPE-PME ou d’une grande entreprise, vous souhaitez être présensent·e·s sur les marchés publics et/ou privés mais vous ne savez pas comment répondre aux appels d’offres.

Voici les 5 étapes :

La recherche peut se faire sur des sites officiels ou sur les journaux spécialisés, en voici quelques-uns : BOAMP, marchés sécurisés, AWS, marchés publics affiches.

Mon conseil :

• sélectionnez des offres pour lesquelles vous estimez avoir de réelles chances de réussite.
• si vous souhaitez canditater pour des marchés plus importants, associez-vous à d’autres entreprises pour mutualiser vos moyens.

Le DCE regroupe tous les documents édités par l’acheteur. Il liste aussi bien les attentes techniques, que les attentes administratives.

Il comprend les documents suivants :

• Règlement de Consultation (RC) qui précise les règles de la mise en concurrence
• Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP) qui définit les règles de facturation, les pénalités de retard, les conditions de paiement, etc.
• Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) qui détaille les caractéristiques précises des prestations à réaliser.
• Décomposition du Prix Global et Forfaitaire (DPGF) autrement dit le devis que vous proposez pour cette offre.
• Acte d’engagement (AE) dans lequel vous devrez inscrire le montant de votre offre.

L’acceptation des offres étant faite par une notation, il est indispensable de bien analyser les pièces du DCE afin de suivre toutes les directives imposées par l’acheteur.

L’offre proposée vous plaît, vous souhaitez postuler pour ce marché, il vous reste maintenant à rédiger votre dossier de candidature.

C’est à cette étape que votre travail est mis en relation avec celui de votre secrétaire.

Votre dossier de candidature devra être composé obligatoirement :

• Des formulaires de déclaration du candidat (pour accéder aux formulaires cliquez ici) :
  
  • DC1 : la lettre de candidature, dans laquelle vous identifiez l’acheteur, l’objet de la consultation et les informations de votre entreprise ou du groupement avec d’autres entreprises
  • DC2 : la déclaration du candidat (ou du groupement) dans laquelle il faudra approfondir les renseignements concernant vos statuts, chiffre d’affaires et vos capacités économiques
  • DC4 : déclaration de sous-traitance. A remplir uniquement dans ce cas pour communiquer les informations inhérentes à vos sous-traitants.

• De l’offre de prix, c’est-à-dire du DPGF.
• De l’acte d’engagement

Vous devrez également fournir vos attestations à jour :

• URSSAF
• Fiscale
• Décennale et Responsabilité Civile
• Certifications (RGE par exemple)

Info : Plusieurs plateformes vous permettent de télécharger une seule fois ces attestations, ainsi tout au long de l’année vous pourrez répondre à des appels d’offres sans avoir à fournir ces attestations, celles-ci étant directement envoyées lors de l’envoi du dossier.

Certains acheteurs vous demanderont en plus :

• Une attestation de visite, qui vous sera délivrée lorsque vous serez allez voir le chantier (avant de répondre à l’offre)
• Un planning d’exécution des travaux
• Les fiches techniques des matériels utilisés.

Deux autres dossiers sont également à rendre impérativement à votre offre, et ont bien souvent les notes les plus élevées, il s’agit de la Présentation d’Entreprise et du Mémoire Technique.

Et c’est particulièrement sur ces 2 dossiers que je peux vous apporter mon aide.

Comme je vous l’explique dans mon article Réussir son appel d’Offre, en plus de préparer pour vous les documents obligatoires, je peux vous créer des modèles de documents avec les informations de votre entreprise. Vous n’aurez ensuite qu’à compléter les informations propres à chaque offre.

Ces 2 dossiers se composent de plusieurs parties :

Dans la présentation d’entreprise nous retrouvons :

• Le profil de votre entreprise (SIRET – Adresse- Activité…)
• Vos qualifications et certifications
• L’historique de votre entreprise (les dates clés)
• Vos moyens (stock, véhicules, photos de vos locaux, vos fournisseurs principaux…)
• Votre gestion des déchets (dans vos locaux et sur les chantiers)
• Des règles de sécurité que vous avez mise en place dans votre société (en lien avec le PPSPS que vous devrez fournir si vous êtes sélectionné·e pour le chantier)
• D’une liste de références de vos chantiers publics et privés.

 

Une trame de mémoire technique est parfois fournie avec le DCE, cependant, je vous conseille de fournir un dossier complet qui pourra être étoffé de photos, graphiques… et en harmonie avec votre présentation d’entreprise car le Mémoire Technique joue un rôle essentiel dans votre notation.

Celui-ci comprend :

• La préparation et l’organisation du chantier
• Les moyens humains et matériels pour ce chantier
• Les mesures d’hygiène et de sécurité (traitement des nuisances, gestion des déchets…)
• Des photos de vos dernières réalisations
• La mise en œuvre pour le chantier. C’est dans cette partie que vous devrez lister précisément le matériel utilisé et les phases du chantier en lien avec le CCTP.

Je peux vous accompagner et créer pour vous ces 2 dossiers. Vous gagnerez du temps et vous pourrez fournir des documents de qualité

Pour avoir une idée de quelques-unes des réalisations que j’ai déjà faites, suivez le lien.

 

Depuis 2020, les réponses sont obligatoirement dématérialisées pour les marchés supérieurs à 40 000€ HT.

Cependant, grands nombres de dépôts se font de cette manière (sur les plateformes où vous retirez l’appel d’offre) ce qui permet de limiter les impressions, et comme je vous le disais, faciliter l’envoi des attestations et certifications qui restent enregistrées sur la plateforme.

Les documents envoyés doivent être mis au format PDF et envoyés de manière sécurisée avec un certificat de signature électronique qui se fait à l’aide d’une clé USB spéciale que vous devrez préalablement acheter.

Si vous n’avez pas remporté le marché, vous pouvez contacter l’acheteur pour connaître ses motivations. Cela peut vous aider à vous améliorer pour les prochains appels d’offres.

Et si vous avez été retenu·e, je vous invite à passer à l’étape 5 !

En plus de votre travail d’artisan, vous devrez fournir de nouveaux documents, et là encore je peux vous venir en aide.

Je vous en parlais, le PPSPS (le Plan Particulier de Sécurité et de Protection de la Santé) doit être fourni obligatoirement.

Celui-ci regroupe :

• une notice des gestes de premiers secours,
• les lieux de soins les plus proches du chantier (hôpital, pharmacie, médecins…),
• les numéros en cas de problème et/ou d’urgence (météo, EDF…)
• et les risques liés au chantier avec solutions pour parer à ces dangers.

A la fin du chantier, vous devrez fournir à l’acheteur le Dossier des Ouvrages Exécutés (DOE). Celui-ci peut-être demandé sous format papier et/ou dématérialisés.

Il comprend :

• la liste détaillée de tous les matériels et matériaux utilisés
• ainsi que les fiches techniques liées.

Ainsi, si un matériel devient défectueux, il sera plus facile pour l’acheteur et ensuite pour vous (couvert par votre décennale) de recommander le matériel adéquat.